Introdução

O objetivo que presidiu a realização do projeto da "Evolução da Estrutura Administrativa da Prefeitura de Belo Horizonte" foi atender à necessidade de organização e arranjo do acervo do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, em fase de implantação, no ano de 1990.

Influenciou esta iniciativa o fato de o Arquivo ainda não dispor de massa documental, não obstante contar com um precioso material à espera de arranjo e descrição. A falta de procedimentos metodológicos seguramente fixados obrigou-nos ao estabelecimento de outros, mais adequados à natureza da pesquisa.

Como o Município de Belo Horizonte foi criado especialmente para ser a Capital do Estado, os trabalhos foram iniciados a partir da coleta da legislação estadual da época.

Na primeira fase do trabalho, fez-se o levantamento das fontes, sendo a principal, e praticamente única, os instrumentos legais: leis, decretos e portarias. Foram pesquisadas ainda a legislação federal e a municipal.

Localizamos toda a legislação no Arquivo Público Mineiro e no Serviço de Documentação Geral da Secretaria de Administração da Prefeitura de Belo Horizonte. De toda a legislação consultada, foram tiradas cópias de textos, construindo-se uma coleção de onze volumes, com média de 170 páginas, hoje pertencente ao acervo do Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte. A legislação foi organizada por ordem cronológica e separada por espécie de ato e esfera do Poder. Estes documentos são a fonte de consulta de todas as referências contidas no presente trabalho.

Até se chegar à organização do produto final, que ora apresentamos em dois suportes, em papel e em meio digital, várias etapas foram vencidas. Na realidade, o presente "levantamento" é um esforço de quatro anos de árduo trabalho, executado de 1990 a 1994, somado a uma atualização, que nos possibilitou chegar até ao ano 2000, empreendida de agosto de 2001 a maio deste ano. O que exigiu criatividade, paciência e, acima de tudo, coragem para enfrentar mais de 100 anos de legislação a ser analisada e utilizada conforme interesses do Arquivo. Os profissionais responsáveis por esta pesquisa são: Marina Camargos Tymburibá, Mariza Guerra de Andrade, Plínio Domingos Pieri e Flavio Caldeira dos Santos, no primeiro momento, e Adriana Cristina da Silva, Gláucia Machado de Araújo, Lucília Gonçalves, Isa Ferreira Montalvo e Marina Camargos Tymburibá, no segundo momento. Além destes, para o período de 1992 a 2000 contamos com o auxílio do trabalho da equipe da Gerência de Desenvolvimento Institucional (GEDIN) da Secretaria de Modernização Administrativa e Informação, que desde o início da década de 1990 vem sistematicamente elaborando os organogramas da PBH. Coube aos responsáveis pela segunda etapa dar ao material fornecido por esta Gerência o formato adotado em nosso trabalho, sistematizar as competências e revisar tudo com a legislação do período.

À equipe da GEDIN agradecemos pela seção do material e esperamos continuar juntos nos trabalhos de atualização, de agora em diante, disponibilizados via internet. Agradecemos ainda a Alice Oliveira de Siqueira, a Cirlei Aparecida Rocha e a Cléia Gomes Amaral, funcionárias do Arquivo, que se empenharam no aperfeiçoamento do trabalho em sua segunda etapa.

Nós optamos por atualizar o material até o ano 2000 por estarmos passando por uma grande reforma administrativa. Em agosto de 2001, quando retomamos este trabalho, o próprio Arquivo ainda não havia ganhado a sua estrutura nessa reforma. O que talvez tenha nos feito dar maior importância aos estudos desta natureza e nos impelido à publicação do fruto desta pesquisa, que vinha sendo utilizado pelos usuários do Arquivo em um formato precário. A primeira versão foi impressa em formulário contínuo, em impressora matricial, cuja tinta esmaeceu em oito anos, e com os organogramas dispostos horizontalmente, o que transformava os dois últimos períodos em folhas imensas a serpentear por mais de uma mesa da sala de consultas.

O trabalho continua a ser de grande valia para os usuários do Arquivo e para os administradores do Município. Ele tornou-se uma ferramenta capaz de apresentar ao pesquisador a estrutura proposta para os órgãos da PBH, pela legislação, o que associado aos diversos instrumentos de pesquisa que o Arquivo produziu nestes onze anos permite a visualização das lacunas que não conseguimos preencher com os recolhimentos que vêm sendo feitos. Por outro lado, a confrontação da estrutura administrativa com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, implantada definitivamente em 1997, permite a visualização dos documentos que selecionamos para guarda e, até mesmo, justifica nossos critérios de seleção.

Trabalhar para o arranjo de um conjunto de documentos, na época desconhecidos, para uma Instituição que iniciava a sua implantação era uma tarefa cujos resultados já se antecipavam imprevisíveis desde a proposição do projeto. Criar um modelo de ficha contendo as informações padronizadas foi a única forma de acompanhar a evolução da administração da cidade de Belo Horizonte contando apenas com os documentos legislativos da época. Para tanto, iniciamos o levantamento desde que se instalou a Comissão Construtora da Nova Capital, em 1894. Em várias situações, tivemos que alterar os critérios da pesquisa. A primeira versão do documento, por exemplo, não levou em consideração as modificações sofridas ao longo do tempo. Já que o produto final era completamente desconhecido, enfrentaram-se surpresas ao longo do trabalho, o que impediu a utilização de alguns critérios preestabelecidos. Por exemplo, tivemos de abrir mão de nossa intenção de detalhar a estrutura interna das atividades-meio pela proporção gigantesca que as fichas periódicas estavam tomando.

Dessa forma tornou-se essencial, numa segunda etapa, rever os critérios, já com a versão preliminar pronta, para que se analisassem as alterações e inclusões que se faziam necessárias.

O trabalho tomou a forma definitiva, após as várias etapas percorridas, a partir dos seguintes critérios:

1 - LEVANTAMENTO DA EVOLUÇÃO DA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA GERAL DA PREFEITURA POR PERíODO
Período é aqui compreendido como o espaço de tempo de permanência de uma estrutura administrativa em vigor sem alteração significativa. O que se pretende é obter uma visão geral da administração municipal no espaço de tempo levantado. (Ver explicações mais detalhadas no item 3.1 Cabeçalho)

2 - ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DE DIREITO
A legislação é específica sobre o assunto e foi a única fonte utilizada na pesquisa. Há citações de legislação federal, estadual e municipal quando necessário; e foram utilizadas as diversas espécies de instrumento legal: leis, decretos e portarias.

3 - PADRONIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES
Os dados obedecem a uma padronização de seqüência e apresentação, dispostos na seguinte ordem:

3.1 - Cabeçalho:
Formado por:

3.2 - Base legal:
Contém a relação da legislação utilizada com suas ementas, em ordem cronológica, separada pelas esferas: federal, estadual e municipal.

3.3 - Subordinação:
Esse item foi criado para esclarecer a relação Estado/Prefeitura desde a criação até 1947, quando Belo Horizonte teve o seu primeiro prefeito eleito pelo voto direto, desaparecendo aí a necessidade desta informação.

3.4 - Estrutura:
Contém a relação de todos os órgãos e unidades administrativas, com o dispositivo legal correspondente à sua criação, transformação ou alteração de subordinação. É pela relação de unidades da estrutura que foram montados os organogramas.

Metodologicamente, foram estabelecidos critérios gerais visando ao cumprimento das finalidades do trabalho e sua objetividade. Entre eles, destacam-se:

3.5 - Competência:
Na mesma ordem da estrutura, estão citados todos os dispositivos legais sobre o assunto. A partir de setembro de 1967, só foram anotadas as competências das unidades até o segundo nível da organização. Quando a unidade não contém sua competência legalmente estabelecida, esta informação é sempre anotada no pé de página.

3.6 - Pé de página:
As informações específicas de pé de página sobre as unidades criadas ou reorganizadas no período anterior estão contidas nas fichas da época da alteração. Este critério é válido para todos os itens das fichas.

Após a elaboração das fichas, foram feitos organogramas por período. Até 1967, os organogramas são gerais, um para Administração Direta e outro para a Indireta, conforme o caso. Após esta data, foram feitos organogramas parciais dos órgãos - e um da Administração Direta e outro da Indireta, contendo apenas a denominação dos órgãos, sem detalhar suas estruturas internas.

A publicação em meio digital apresenta-se no formato de hipertexto. A partir da primeira página, encontra-se a Apresentação, Introdução, Sumário. O conteúdo completo (Base Legal, Subordinação, Estrutura, Competência e Organograma) será feito na página principal através do ícone do Sumário, que indicará o desdobramento do conteúdo para a pesquisa.